திட்டங்களில் ஈடுபட்டுள்ளவர்களுக்கு வழிகாட்டியாக செயல்படும் ஒரு "வார்ப்புரு" வைத்திருக்க எங்களுக்கு அனுமதிக்கும் செயல்முறைகள் மற்றும் கூடுதலாக, திட்டத்திற்கு இணங்க ஒவ்வொரு பங்களிப்பையும் பராமரிக்கின்றன; இவை அனைத்தும் மேற்கொள்ளப்பட்டவுடன், நிர்வாக குழு - மற்றும் புலம் அல்லது "செயல்பாட்டு" குழு - அவர்கள் என்ன செய்தார்கள், எப்படி செய்தார்கள் என்பதைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள்.
முன்னேற்ற அறிக்கைகளை உருவாக்குவதற்கும், கற்றுக்கொண்ட பாடங்களின் செல்வத்தை உருவாக்குவதற்கும் இது ஒரு மிக முக்கியமான உறுப்பு, இது குழுவின் மன உறுதியைப் பெற உதவுகிறது என்று எண்ணாமல், அதன் உறுப்பினர்கள் ஒவ்வொரு அணியிலிருந்தும் என்ன எதிர்பார்க்கிறார்கள் என்பது மட்டுமல்லாமல், அது எப்படி என்பதை புரிந்து கொள்ளுங்கள் வழங்கல்கள் மற்றும் பணிகள் ஒருவருக்கொருவர் தொடர்புகொண்டு ஒரு முடிவை அடைகின்றன, மற்ற அணிகள் எவ்வாறு தங்கள் வேலையைச் செய்கின்றன.
ஒரு குழு பயன்படுத்தும் செயல்முறைகள் திட்ட நிர்வாகத்தில் பயன்படுத்தப்படும் அறிவின் பகுதிகளுக்கு மட்டுமல்ல என்பது குறிப்பிடத் தக்கது; அணுகல் சிக்கல்கள், வணிக வழக்குகள் அல்லது கணினி குறியீடுகளைக் கையாளும் ஆவணங்களை உருவாக்குதல், திட்ட அட்டவணையைப் புதுப்பித்தல், கணினி செயல்பாட்டைச் சோதித்தல் மற்றும் செய்ய வேண்டிய பல பணிகளை அவை சேர்க்கலாம். ஒரு திட்டத்தின் உணர்தலின் போது, அவை திட்டத்தின் குறிப்பிட்ட விநியோகங்களுடன் நேரடியாக இணைக்கப்படாவிட்டாலும் கூட. நிச்சயமாக, புதிய செயல்முறைகளை உருவாக்க ஒரு முறையான செயல்முறை நிறுவப்பட்ட நிறுவனங்களும் இருக்கும்… ஆனால் அது ஓரளவு அதிகாரத்துவமாகவோ அல்லது மிகைப்படுத்தப்பட்டதாகவோ இருக்கலாம் - ஒருவேளை நோயியல் கூட இருக்கலாம்; இருப்பினும், ஒவ்வொரு அமைப்பும் அதன் சொந்த விதிகளின் கீழ் செயல்படும் ஒரு உலகமாகும்.
ஒரு திட்டத்தில் எத்தனை மற்றும் என்ன செயல்முறைகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், மிக முக்கியமானது அவற்றை தொடர்ந்து மதிப்பீடு செய்வதாகும். நிர்ணயிக்கப்பட்ட இலக்குகள் பூர்த்தி செய்யப்படாவிட்டால், மிகக் குறைவாக இருந்தாலும், செயல்முறைகள் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும், மேலும் இந்த பொறுப்பு திட்ட மேலாண்மை குழு மீது வருகிறது. தற்போதைய திட்டம் மற்றும் எதிர்கால திட்டங்கள் இரண்டிற்கும் பயனளிக்கும் வகையில் இந்த செயல்முறை சுத்திகரிக்கப்பட்டதா என்பதை நாங்கள் உறுதி செய்ய வேண்டும். ஆரம்பத்தில், நாம் பயன்படுத்தும் செயல்முறைகளுடன் நாம் எப்போதும் முழுமையானதாகவும், புறநிலையாகவும் இருக்க வேண்டும். ஒரு திட்டத்தில் ஒரு மாற்றம் செய்யத் தேவைப்பட்டால், குறிப்பாக ஏற்கனவே செயல்படுத்தும் கட்டத்தில் உள்ள ஒன்றில், நாம் தேவையான நடவடிக்கைகளை எடுக்க வேண்டும், மேலும் அது செயல்படுத்தப்பட வேண்டும் (அல்லது செயல்படுத்தப்பட வேண்டும்,இது பல மாற்றங்களை உள்ளடக்கியிருந்தால்), நாம் அறிமுகமில்லாத நிலப்பரப்பில் இருப்பதால் மிகுந்த எச்சரிக்கையுடன் தொடரவும் - இந்த செயல்முறையை நாம் எவ்வளவு நன்கு கற்றுக்கொண்டோம் அல்லது எத்தனை முறை செய்துள்ளோம் என்பது முக்கியமல்ல… மாற்றங்கள் அதை முற்றிலும் புதியதாக மாற்றும்.
ஆனால், ஏற்படக்கூடிய அபாயங்கள் மற்றும் செய்ய வேண்டிய பணிகள் இரண்டையும் குறைக்க, உங்கள் செயல்முறைகளை நீங்கள் மிகவும் கவனமாக மதிப்பீடு செய்கிறீர்கள் என்பதையும், புறக்கணிக்காமல், தேவையானவற்றை திறமையாக சரிசெய்கிறீர்கள் என்பதையும் உறுதிப்படுத்த உதவும் இந்த ஐந்து படிகளையும் கருத்தில் கொள்ளுமாறு நாங்கள் பரிந்துரைக்கிறோம். எந்த நேரத்திலும் எச்சரிக்கையாக இருங்கள். இந்த வழியில், திட்டக் குழு அவற்றை ஏற்றுக்கொண்டு முன்னேறலாம், ஏனெனில் அவை இப்போது மேம்பட்ட செயல்முறையைக் கொண்டுள்ளன.
படி 1: மதிப்பீடு
செயல்பாட்டில் என்ன தவறு? கவனமாகப் பார்த்தால், முதல் பார்வையில் இடம் இல்லை என்ற விவரங்களுக்கு கவனம் செலுத்துவது, முதலில் நாம் செய்ய வேண்டியது, வேலை செய்யாத அல்லது செயல்முறைக்குத் தடையாக இல்லாத விஷயங்களை நாம் கவனிக்க வேண்டிய இடமாகும். இப்போது, ஒருவர் முழுமையானதாக இருக்கக்கூடாது அல்லது கருப்பு நூலை மீண்டும் கண்டுபிடிக்கக்கூடாது, அதைக் குறிக்கும் எந்த ஆவணத்தையும் மிகக் குறைவாக நிராகரிக்க வேண்டும்… ஏனென்றால் அவ்வாறு செய்ய இது சரியான நேரம் அல்ல. திட்டம் இயங்கினால், போதுமான நேரமோ வளமோ இல்லாத வாய்ப்புகள் உள்ளன - பெரும்பாலும் இந்த செயல்முறையை முழுவதுமாக மறுவடிவமைக்க வாய்ப்பில்லை. ஆகவே, அதிகப்படியான சோர்வு ஏற்படாமல் இருக்க, மதிப்பீடு சிக்கல்களைக் கொடுக்கும் உறுப்பு அல்லது கூறுகள் மீது கவனம் செலுத்த வேண்டும், இது இதுவரை மேற்கொள்ளப்பட்டிருப்பதால் செயல்பாட்டில் "சேதமடைந்தவை". நிச்சயமாக,செயல்முறையின் இந்த குறிப்பிட்ட பகுதியை அம்பலப்படுத்த குழு உறுப்பினர்களிடையே இது மிகவும் தீவிரமான ஆராய்ச்சி மற்றும் கலந்துரையாடலை எடுக்கக்கூடும்; ஆனால் வேலை செய்யாத உருப்படியை நாங்கள் கண்டறிந்தவுடன், அது ஏன் இல்லை என்பதை திட்டத் தலைவர் தீர்மானிக்க முடியும். எங்கள் மதிப்பீட்டின் வளர்ச்சியின் போது செயல்முறையின் வரலாற்றை மறுஆய்வு செய்வது ஆர்வமாகவும் பயன்பாடாகவும் இருக்கும் என்று நாங்கள் நினைக்கிறோம்; அது ஏன் நிறுவப்பட்டது என்பதை அறிவது, அது ஏன் 100% வேலை செய்யவில்லை என்று தோன்றுகிறது என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவும். வேலை செய்யாத பகுதி, ஒருவேளை அது முழு செயல்முறையின் ஒரு சிறிய பகுதியாகும் என்பது உண்மைதான் என்றாலும், அதற்கு முன்னும் பின்னும் இன்னும் பல படிகள் இருக்கும் என்று கருதுவது தர்க்கரீதியானது - இது செய்யப்பட வேண்டிய மாற்றங்களால் பாதிக்கப்படும், இந்த காரணத்திற்காக,மதிப்பீட்டின் போது அவற்றை நாங்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்.
படி 2: கருத்துகளைப் பெற்று அதைப் பதிவுசெய்க
சரி, இப்போது நாங்கள் செயல்முறையை மதிப்பீடு செய்துள்ளோம், மேலும் நாம் மாற்ற வேண்டிய செயல்முறையின் படிகளை அடையாளம் கண்டுள்ளோம், திட்டத் தலைவர்களாகிய நாங்கள் திட்டக் குழுவினரிடமிருந்தும், சில பொருள்சார் நிபுணர்களிடமிருந்தும் கருத்துத் தீர்வுகளையும் பரிந்துரைகளையும் கோர வேண்டும்.. ஒரு செயல்முறை மாற்றப்பட்டால், அதைப் பயன்படுத்துபவர்கள் எதைச் சிறப்பாகச் செயல்படுத்தலாம் என்பது குறித்து தங்கள் கருத்தைத் தெரிவிக்க வேண்டும், ஏனெனில் அவை என்ன வேலை செய்யக்கூடும், எது வேலை செய்யாது என்பதை உறுதிப்படுத்த சிறந்த தகவல் ஆதாரமாக இருக்கின்றன. இந்த யோசனைகள் செயல்முறையை மறுஆய்வு செய்வதற்கு முக்கியம், இருப்பினும் பல சந்தர்ப்பங்களில் இதைச் செயல்படுத்துபவர்களால் முழுப் படத்தையும் பார்க்க முடியாமல் போகலாம் - குறிப்பாக செயல்பாட்டின் சில பகுதிகள் திட்டத்திற்குள் உள்ள பிற வளங்கள் அல்லது குழுக்களுடன் குறுக்கிட்டால்,அப்போதிருந்து, "ஜெனரேட்டர்" குழுவின் உறுப்பினர்கள் அவரைக் கண்காணிக்கிறார்கள். எனவே திட்டத் தலைவர் இந்த கருத்தை சேகரித்து மிகவும் கவனமாக ஆராய வேண்டும், இதனால் அவர்கள் செல்லுபடியாகும் மதிப்பாய்வை உருவாக்க முடியும்.
படி 3: ஸ்கெட்ச்
பென்சில்களை வேலை செய்ய வைத்து, மாற்றத்தின் காட்சிகளை உருவாக்கத் தொடங்கும் தருணம் இது. திட்டமிட்ட மாற்றம் ஏற்படுத்தக்கூடிய ஒவ்வொரு தாக்கங்களையும் கருத்தில் கொள்ள நாம் சிறப்பு கவனம் செலுத்த வேண்டும். செய்யப்பட்ட அனைத்து மாற்றங்களின் முழுமையான பதிவையும் வைத்திருப்பது மிகவும் முக்கியம், இதன் மூலம் இந்த செயல்முறையை மேற்கொள்ளும் நபர்கள் அவற்றை எளிதாகக் காணலாம். இந்த மாற்றங்களைத் தொடர்புகொள்வதற்கும் மற்றவர்களுக்கு அவற்றைப் பயன்படுத்த உதவுவதற்கும் மேலாண்மை அலுவலகத்தால் நிர்ணயிக்கப்பட்டுள்ளபடி செயல்பாட்டில் தங்குவதற்கும் இது ஒரு சிறந்த கருவியாக இருப்பதால் “குறிப்பு அட்டவணை” அல்லது “விரைவான வழிகாட்டி” செய்ய வேண்டியது அவசியம். திட்டங்கள் (PMO). இருப்பினும், நாங்கள் உங்களுக்கு எச்சரிக்கை செய்ய வேண்டும்: ஓவியத்தை தனிமையாகவும் இறுக்கமாகவும் செய்ய முடியாது.மாற்றக்கூடியவை குறித்து கருத்துகள் மற்றும் யோசனைகள் பெறப்பட்ட அதே வழியில், இந்த கட்டத்தில் உருவாக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் குறித்து குறிப்பிட்ட கருத்துகளைப் பெறுவது அவசியம், கூடுதலாக, கருத்துக்கள் நேரடி பயனர்களிடமிருந்தும், காணக்கூடியவர்களிடமிருந்தும் இருக்க வேண்டும் ஒரு வழியில் அல்லது வேறு வழியில் செயல்பாட்டில் ஈடுபட்டுள்ளது.
படி 4: தொடர்பு கொள்ளுங்கள்
ஸ்கெட்ச் இறுதி வரைவாக மாறியவுடன் - நாங்கள் அதை அதிகபட்சமாக மெருகூட்டியுள்ளதால் - ஒரு திருத்தப்பட்ட செயல்முறை இருப்பதாக திட்டத் தலைவர் தனது குழுவுடன் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும். திறம்பட செயல்படுத்தப்படுவதற்கு முன்பு இது செய்யப்பட வேண்டும், ஆனால் அதை சீக்கிரம் செய்யக்கூடாது என்று நாங்கள் பரிந்துரைக்கிறோம். ஏன்? நல்லது, நாங்கள் அதை முன்கூட்டியே சிறப்பாகச் செய்தால், நாங்கள் அவர்களுடன் தொடர்பு கொள்ள முயற்சிக்கும் முக்கியமான தகவல்களை அணி மறந்துவிடுவதற்கான ஆபத்தை நாங்கள் இயக்குகிறோம். இந்த தகவல்தொடர்பு நேரடியாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் செயல்பாட்டின் மாற்றம் குறித்த தேவையான தகவல்களை மட்டுமே கொண்டிருக்க வேண்டும். மேலும் சேர்க்க எதுவும் இல்லை, ஏனெனில், மாற்றங்கள் ஏன் செய்யப்பட்டன, எப்படி செய்யப்பட்டன என்பதற்கான காரணங்கள், அத்துடன் அவர்கள் மேற்கொள்ளும் பொதுவான செயல்முறை மற்றும் அவற்றின் குறிக்கோள் தொடர்பான அனைத்தையும் குழுவுக்கு ஏற்கனவே தெரியும்; இவை அனைத்தினாலும்,நிறைவேற்றும்போது, அவர்கள் மேற்கொள்ளும் வேலை அல்லது பணிக்குள் என்ன மாறுகிறது என்பதை அவர்கள் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். கூடுதலாக, நீங்கள் பங்குதாரர்கள் மற்றும் நிர்வாகிகளுடன் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும், ஏனெனில் செய்யப்படும் மேம்பாடுகள் மற்றும் அவை முழு திட்டத்திற்கும் எவ்வாறு பயனளிக்கும் என்பது குறித்து அவற்றை புதுப்பித்த நிலையில் கொண்டு வருவது அவசியம்.
படி 5: செயல்படுத்தவும்
கடைசி கட்டம் திருத்தப்பட்ட செயல்முறையைத் தொடங்குவதாகும். எவ்வாறாயினும், அதைத் தொடங்குவதற்கு முன்னர் "உத்தியோகபூர்வ ஒப்புதல்" தேவைப்படுவது மிகவும் சாத்தியம் என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும், எனவே திட்டத்தின் பணிகள் காணப்படாதபடி விரைவில் அதைப் பெற வேண்டும். தாமதமானது, தடைபட்டது அல்லது நிறுத்தப்பட்டது. வெறுமனே, இந்த கட்டத்தில், அனைத்து விவரங்களும் உள்ளடக்கப்பட்டன மற்றும் வளங்கள் தயாராக உள்ளன, மேலும் திருத்தப்பட்ட செயல்முறையை செயல்படுத்துவதற்கு, மின்னஞ்சல் அனுப்புவது அல்லது அழைப்பது போன்ற எளிய நடவடிக்கை மட்டுமே தேவைப்படுகிறது. சம்பந்தப்பட்ட அனைத்து வளங்களும் அதைப் பயன்படுத்தத் தொடங்கலாம் என்று தெரிவிக்கப்படும் ஒரு குழுவிற்கு.
இவை அனைத்தும் முடிந்ததும், திட்டத் தலைவர் முடிந்தவரை முன்னேறுகிறார் என்ற உறுதியுடன் ஓய்வெடுக்க சிறிது நேரம் ஆகலாம்… செயல்படாத செயல்களில் ஒன்றின் மற்றொரு பகுதி இருப்பதை வேறு ஒருவர் சுட்டிக்காட்டும் வரை.
செயல்முறைகளை மதிப்பிடுவதற்கான ஒரு செயல்முறையின் இருப்பைப் பற்றி ஆரம்பத்தில் நாம் குறிப்பிட்டது இதுவரை பெறப்பட்டதாக இல்லை, இல்லையா?
